ビジネスメール・文書のマナー

内定承諾・辞退・退職・送別メール文例集

このページの要点

内定承諾・内定辞退・退職届出・送別メッセージなど、ビジネスのキャリア節目で使うメール文例を場面別に収録。失礼にならない型と注意点を解説します。

キャリアの節目(内定承諾・辞退・退職・送別)では、文書として記録に残るメールが特に重要です。短い文面でも、誠意と感謝が伝わる型を持っておくと、関係を悪くせずに次のステップへ進めます。

まず押さえること

キャリア節目のメールは「節目を尊重し・感謝を明示し・短く誠実に書く」が基本です。承諾は喜びを、辞退は丁寧な詫びを、退職は感謝と引き継ぎを、送別は具体的なエピソードを添えます。

内定承諾メール

件名:内定承諾のご連絡【○○○○】

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 ○○ ○○と申します。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の一員として働かせていただくことに、改めて身が引き締まる思いです。

ご提示いただきました条件で内定をお受けいたしたく、
ここに承諾のご連絡を差し上げます。

入社までの期間、社会人として恥ずかしくないよう
学業と準備に励みます。
入社日まで、何卒よろしくお願い申し上げます。

──────────────
○○ ○○
電話:○○○-○○○○-○○○○
メール:○○@○○

内定承諾は通知後1週間以内を目安に返答します。電話で受けた場合も、後追いでメールを送ると記録として残せます。

内定辞退メール

辞退は早ければ早いほど、企業側の調整がしやすくなります。電話+メールが望ましいですが、最低限メールでは伝えます。

件名:内定辞退のお詫び【○○○○】

株式会社○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部 ○○ ○○と申します。

このたびは貴社より内定のご連絡をいただきましたこと、
心より感謝申し上げます。

大変恐縮ですが、慎重に検討を重ねました結果、
今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考の過程で貴社の皆さまには大変お世話になりましたにもかかわらず、
このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。

──────────────
○○ ○○
電話:○○○-○○○○-○○○○

辞退理由は詳しく書かなくて構いません。「慎重に検討した結果」「自身の進路を熟慮した結果」程度で十分です。

退職の挨拶メール(自分から)

退職は社内向け社外向けを分けて送ります。社外には最終出社日の2〜3週間前、社内には最終出社日当日または前日が一般的です。

社内向け一斉送信

件名:退職のご挨拶

各位

お疲れさまです。○○部の○○です。

私事で恐縮ですが、本日○月○日をもって○○株式会社を
退職することとなりました。

入社以来○年間、上司、同僚の皆さまには本当にお世話になりました。
特に○○のプロジェクトでは、たくさんの学びをいただきました。
心より感謝申し上げます。

業務の引き継ぎは○○さんに完了しております。
ご不明な点があれば、○○さんまでお問い合わせください。

これまでのご厚情に深く感謝するとともに、皆さまのますますの
ご活躍を心よりお祈り申し上げます。

──────────────
個人連絡先:○○@○○

社外(取引先)向け

件名:退職のご挨拶

○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

私事で恐縮ですが、このたび○月○日をもちまして
○○株式会社を退職することとなりました。

在職中は格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございました。
○○様には特に多くのことを学ばせていただき、
心より感謝申し上げます。

後任は同じ部署の○○が担当いたします。
近日中に○○より改めてご挨拶を差し上げます。

○○様のますますのご活躍を、心よりお祈り申し上げます。

社外には個人の連絡先を載せるかどうかは慎重に判断します。一般には載せない方が無難です。

退職届・退職願の書き方

メールではなく書面(紙)で提出するのが原則です。社内ルールがある場合はそれに従います。

退職届

このたび、一身上の都合により、
来る○年○月○日をもって退職いたします。

○年○月○日
○○部 ○○ ○○ 印

株式会社○○
代表取締役 ○○ ○○ 殿

「退職願」は申し出、「退職届」は意思の通告で、それぞれ用途が異なります。退職日が確定したら「退職届」、まだ協議の余地があるなら「退職願」を使います。

送別メッセージ(送る側から)

退職する同僚へのメッセージは、社交辞令を避け、具体的なエピソードを添えると印象に残ります。

上司・先輩を送る

件名:これまでありがとうございました

○○さん

このたびのご退職、お疲れさまでした。

入社時から○○のプロジェクトでご指導いただき、
○○の判断軸を教えていただいたことが、今でも私の仕事の基盤になっています。

新しい環境でのご活躍を、心より応援しています。
またどこかでお会いできる日を楽しみにしています。

これまで本当にありがとうございました。

同僚・後輩を送る

件名:お疲れさまでした

○○さん

このたびはお疲れさまでした。

○○の打ち合わせで一緒に試行錯誤した日々、
○○さんのアイデアにいつも助けられていました。

新しい場所での挑戦、心より応援しています。
お元気で。またどこかで一緒に仕事ができたらうれしいです。

カードや色紙のひと言メッセージ

○○さんと働けたこと、私にとって本当に大きな財産でした。
これからのご活躍をお祈りしています。
プロジェクトで助けてもらったこと、忘れません。
新天地でのご成功を心より願っています。

具体的な場面や学びに触れると、社交辞令にならない一文になります。

退職・送別で気をつけたいこと

  • 退職理由を社外に詳しく書かない:「一身上の都合により」が原則
  • 不平・不満を書かない:たとえ事実でも、文書に残すと角が立つ
  • 後任の引き継ぎを明示:受け取り手が次にどう動けばよいかを書く
  • 個人連絡先は慎重に:社外には載せないのが無難
  • 送別はその人らしさに触れる:「お世話になりました」だけでは印象に残らない

NG/OK 早見表

キャリア節目メールで注意したいポイント

場面NGOK
内定承諾「了解しました」「承知しました」「謹んで内定をお受けいたしたく、ご連絡を差し上げます」
内定辞退「他社に行くことにしたので辞退します」「慎重に検討を重ねた結果、辞退させていただきたく」(詳細は不要)
退職挨拶「お世話になりました。退職します」(短すぎる)在職期間・印象的な経験・引き継ぎ先・感謝の4要素を入れる
送別「お疲れさまでした。お元気で」(社交辞令)「○○のプロジェクトでご指導いただき、○○を学びました」(具体的に)

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最後に確認

  • 内定承諾は通知後1週間以内に返答する
  • 内定辞退の理由は詳しく書きすぎていない
  • 退職挨拶は社内・社外を分けて送る
  • 退職メールに引き継ぎ先を明示する
  • 不平・不満を書いていない
  • 送別メッセージは具体的なエピソードを添える
  • 社外への個人連絡先の記載を慎重に判断する
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