ビジネスライティング

Before（改善前・186字）: 「先日お話ししていた件についてですが、来月から会議室の予約システムが変更になるということになりましたので、つきましては新しいシステムへの登録をお願いしたいと思っております。期限については追ってご連絡させていただきます。」 → いつまでに何をするか不明。読み手は行動できない

After（改善後・92字）: 「【対応依頼】会議室予約システム変更のお知らせ

4月1日から予約システムが新システム（RoomBooker）に移行します。

お願い：3月25日までに新システムへのアカウント登録をお願いします。

• 登録URL：https://example.com/register
• 所要時間：約3分
• 不明点：総務部 田中（内線1234）まで」

→ 文字数50%削減。「いつまでに何をするか」が一目でわかり、問い合わせ件数が従来の1/3に減少した。

営業部の佐藤さん。毎週の報告メールが上司から「長い」と言われていた。

Before（改善前）: 「今週は月曜日にA社を訪問し、先方の田中部長と面談しました。新商品の提案を行いましたが、価格面で懸念があるとのことでした。火曜日はB社の契約更新の件で打ち合わせを行い、来月末での更新に合意しました。水曜日は…（以下500字続く）」

After（改善後）: 「【週次報告】受注見込み2件・課題1件

受注確定: B社 契約更新（年額360万円）4月末更新で合意 要フォロー: A社 新商品提案に価格懸念あり。来週までに見積り再提出予定 相談事項: C社向け特別価格の承認をお願いしたい（添付資料参照）」

→ 上司の報告メール確認時間が平均8分→2分に短縮。「佐藤の報告は読みやすくなった」と評価が変わった。

10人のプロジェクトチーム。議事録の書き方が人によってバラバラで、「何が決まったかわからない」というクレームが月に4件発生。

ビジネスライティングの4原則で議事録フォーマットを統一:

1. **冒頭に「決定事項」と「アクションアイテム」**を箇条書きで記載（結論ファースト）
2. 1項目1文で記述。背景説明は「備考」欄に分離（1文1意）
3. アクションアイテムには担当者名と期限を必須記載（具体的な数字と期限）
4. 議事録は翌営業日中に展開。展開前にチームリーダーがレビュー（推敲）

導入3ヶ月後、「議事録がわからない」クレームが月4件→0件に。会議後のフォローアップ完了率が62%→94%に向上した事実は、フォーマットの統一がいかに行動を変えるかを物語っている。